Si estás interesado o buscas implementar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015 en tu organización, puedes seguir las siguientes fases para que tengas éxito en esta tarea.
Recuerda que cada implementador puede hacerlo de distintas formas como mejor considere que se le facilite; sin embargo, el presente artículo te puede ser útil.
FASE 1 DIAGNÓSTICO:
El primer paso que se recomienda realizar es conocer el estado actual de tu organización, en muchas organizaciones se suele cumplir con algunos requisitos de la norma sin saberlo, en este diagnóstico inicial podremos conocer que requisitos debemos implementar desde cero, cuáles debemos documentarlos, ya que hay algunos que podemos cumplir, pero no tenemos control de ellos ni lo tenemos debidamente documentado.
FASE 2 PLANIFICACIÓN:
Una vez tengamos la información necesaria de nuestro diagnóstico podemos iniciar con la planificación de aquello que debemos documentar, medir, hacer seguimiento, tener claro los recursos necesarios, en esta fase podemos iniciar también definiendo nuestro alcance y mapa de procesos ya que sin estos dos puntos puede complicado iniciar con nuestra implementación. En esta etapa también se recomienda tener un plan de gestión en donde puedas colocar todo lo que tienes que hacer en cumplimiento de cada cláusula y puedas medir tu respectivo avance. En la siguiente imagen te muestro un ejemplo para las cláusulas relacionadas a la etapa de planificar.
FASE 3 CONCIENTIZACIÓN:
Es importante concientizar a todo tu personal acerca de esta implementación para que sean participativos, así como la completa involucración y apoyo de la Gerencia General. Antes de iniciar con toda la documentación es fundamental que les informes que se está haciendo y por qué. Puedes iniciar con charlas en las diferentes áreas, indicando que es calidad, que es un sistema de gestión de calidad, que es la norma ISO 9001:2015, cuál es el objetivo de ejecutar esta implementación; así como, indicarles porque la participación y apoyo de ellos es tan importante.
FASE 4 DOCUMENTACIÓN:
De acuerdo a lo que planificaste en la anterior etapa puedes iniciar con la documentación de tu sistema de gestión de calidad, no olvides considerar todos los puntos obligatorios de documentación en la norma, así como los que consideres necesarios para tu organización como políticas, procedimientos, instructivos, formatos, etc. Como recomendación, documenta lo necesario y no sobrecargues tu sistema con mucha documentación ya que esto puede generar cierto rechazo al cambio por parte de los trabajadores, ya que pueden sentir que se les genera mayor trabajo.
FASE 5 IMPLANTACIÓN:
Hace referencia a poner en marcha todo lo indicado en tu documentación, iniciar mediciones de tus objetivos, ejecutar las actividades según tus diferentes programas ya sea de auditoría, revisión por la dirección. Cumplir con el llenado de formatos establecidos, lo indicado en los procedimientos, etc.
FASE 6 AUDITORÍA:
Cuando ya tengas información o evidencias del cumplimiento de toda tu documentación implementada, es necesario que lleves a cabo una auditoría interna, para identificar todas las posibles desviaciones para posteriormente llevar a cabo una auditoría de certificación la cual permitirá que tu organización sea certificada por una entidad correspondiente y verifiquen el cumplimiento de norma ISO 9001:2015, y puedes otorgarte tu respectivo certificado.